複数の贈答の登録

お歳暮を例にとって新規登録の手順を説明します。

新しい記録の登録

(1)共通項目の入力

a.一覧画面のメニュー「編集(E)」−「贈答(P)」−「贈答一括登録編集」画面を表示します。
b.画面モードの説明
 この画面には二つのモードがあります。ひとつは新規モード。もうひとつは編集モードです。
 ・新規モードでは、新しく贈答記録を作成・登録することができます。
 ・編集モードはすでに登録してある贈答記録を編集(修正、更新)場合に選択します。
 この画面が表示されたときは、新規モードになっています。編集モードへの切替は、画面上部中央の「編集モードに変更(E)」ボタンをクリックします。
 編集モードになると、「編集モードに変更(E)」ボタンは「新規モードに変更(N)」ボタンに変わります。
b.名目と贈答区分を入力します。名目は、ドロップダウンリストから選ぶか、直接入力します。リストから選んだものを変更することもできます。

(2)相手先の追加

a.「相手先追加(N)」ボタンを押して、贈答相手先選択画面を表示します。
b.贈答相手先選択画面の左側の氏名のリストから、贈答の相手となる人を選びます。複数選択することが可能です。
c.複数選択するとき、マウスのドラッグ、シフトキーを押しながら範囲選択、Cntlキーを押しながら個別選択などエクスプローラ風の操作ができます。
d.選択が終わったら、「相手先選択(S)」ボタンを押して画面を閉じます。

(3)個別項目の入力

a.選択された人の氏名が表に追加されますので、それぞれの人の行に必要事項を入力します。
・日付と品名は必ず入力します。
・表の中は矢印キーでセル(表内の個々の項目)上を前後左右にカーソルを移動できます。
・セル(表の項目)にカーソルを置くとそのセルが入力できるようになります。
・相手先を削除したいときは、その行の「削除」の文字をクリックします。
b.「関係」、「品名」欄ではドロップダウンリストが表示されますのでリストから選ぶことも、直接入力することもできます。
c.「日付」「金額」欄では数字のみ入力できます。

d.便利な入力機能
・同一の値の入力
贈答の日付や品物などなどは、すべて同一になる場合があります。個のような場合は先頭行のみ入力して「全員に(F)」ボタンを押すとその欄の全員のセルが先頭行と同じ内容になります。「未入力に(T)」は、未入力の項目のみ同様に同じ内容に設定します。
・マスター内容の編集
名目のドロップダウンリストに表示される内容は編集できます。名目のドロップダウンリスの右にある「...」のボタンを押します。詳細はマスター編集を参照してください。

e.入力内容の確定、その他
・各セルに入力した内容は、基本的に矢印キーで移動したとき確定されます。確定前に、スクロール等で移動した場合「関係」および「品名」はその値入力されますが「日付」、「金額」、「備考」は入力されません。
・入力項目の欄(「関係」,「日付」,「品名」,「金額」,「備考」)では表の先頭行、最下行以降へ↑↓キーで移動しようとしてもスクロールしません。

(4)備考欄の入力と登録

a.備考欄はとても狭いので、ここにカーソルを置くと自動的に下のテキストボックスにカーソルが移ります。ここで、入力してください。
b.入力が終わったら、「登録(R)」ボタンを押すと登録できます。相手先ごとの項目は、日付と品名以外は、必要がなければ入力しなくてもかまいません。
c.登録時に贈答番号が自動的に採番されます。付番規則は、
   相手先の中で最も若い贈答の日付(YYYYMMDD)  + 追番2桁の数字
です。下の例の場合 20011206nn となります。nnは、同じ日のデータがなければ 01 が割り当てられます。もしあれば、02,03とカウントアップされます。